İslâm devletlerinde seyyidlerin ve şerîflerin doğum ve vefât kayıtlarını tutan ve işleriyle ilgilenen müessesenin idârecisi. Hazret-i Fâtımâ ile Hazret-i Ali’nin evlâdından Hazret-i Hüseyin’in soyundan gelenlere SEYYİD; Hazret-i Hasan’ın soyundan gelenlere ŞERİF denir. Evlâd-ı Resûl olan bu kıymetli insanlara Abbâsîler, Memlûkler gibi İslâm devletlerinde hürmet gösterilirdi. Osmanlı Devletinde de gösterilen hürmetin yanında, onlara âit işleri görmek için vazîfeli memur tâyin edilmiştir. Nakîbüleşrâf adı verilen ve sâdâttan (seyyid ve şerîflerden) seçilen bu memûr, Peygamber efendimizin torunlarının işlerine bakar, neseplerini kayd ve zapteder, doğumlarını ve vefâtlarını deftere geçirir, onları âdî işlere ve şânlarına uygun olmayan sanatlara girmekten men ederdi. Fenâ hâllere düşmelerine mâni olur, haklarını korurdu. Fey ve ganîmetten onların hisselerini alıp aralarında dağıtırdı. Bu sülâleden olan kadınların küfvü, dengi olmayanlarla evlenmelerini men eylerdi. Nakîbüleşrâf bütün bu vazîfeleriyle, Peygamber efendimizin torunlarının umûmî bir vasîsi durumunda idi.
Osmanlı sultanları, Osmanlı topraklarına gelen seyyid ve şerîflere, başka memleketlerde misli görülmeyen bir sevgi ve saygı gösterirlerdi. Onların râhat ve huzur içinde yaşamaları için gereken her türlü hizmeti yaparlardı. Onları her çeşit vergiden muâf tutarak, bunları belgeleyen birer berât verirlerdi.
Osmanlı Devletinde Nakîbüleşrâf olarak ilk tâyin edilen zât, Emîr Sultan’ın talebelerinden olan Seyyid Ali Natta bin Muhammed’dir. Seyyid Ali Natta, Yıldırım Bâyezîd Han zamânında, devlet dâhilindeki sâdâtın (seyyidlerin ve şerîflerin) Osmanlı Devletiyle münâsebetlerini temine başlamıştır. Tâyin berâtı ile birlikte bu zâta Bursa’daki İshâkiye Zâviyesi vakfının idâreciliği de verilmiş ve bu vazîfenin evlâtlarına intikâli şart olarak, berâtta belirtilmiştir. Seyyid Ali Natta’nın vefâtından sonra yerine Seyyid Zeynelâbidîn tâyin edildi.
Nakîbüleşrâflık bir ara lağvedildiyse de, seyyid ve şerîf olmadıkları hâlde hürmet görmek için bu iddiâda bulunan bâzı sahtekârların ortaya çıkması üzerine, Sultan İkinci Bâyezîd Han devrinde 1494 yılında yeniden ihdâs edildi. Nakîbüleşrâf ismi de bu târihte verildi. Bu teşkilâtın başına Seyyid Mahmûd tâyin edildi. Zamanla nakîbüleşrâflar yeni tahta çıkan pâdişâha kılıç kuşattılar.
Nakîbüleşrâflık müessesesi ilmiye sınıfından olmakla berâber, tâyinler on yedinci asırda mutlaka yüksek dereceli ulemâdan olmazdı. Bu asırdan îtibâren seyyid ve şerîf olup da, İstanbul kâdısı veya kazasker olanlardan emekliye ayrılan zâtlar, nakîbüleşrâf tâyin edilmeye başlandı. Bu makâmda kalmanın muayyen bir süresi olmadığından, tâyin edilenler uzun müddet vazîfe yaparlardı. Nakîbüleşrâflık vazîfesine yeni tâyin edilecek olan zât, Paşa Kapısına yâni Bâb-ı âlîye dâvet edilir, burada Sadrâzam tarafından ayakta karşılanır, kahve, gülsuyu ve buhûr ikrâm edildikten sonra, samur erkân kürkü giydirilerek, memuriyeti îlân edilir ve berâtı kendisine takdim edilirdi.
Nakîbüleşrâfın resmî kıyâfetleri kazaskerlerin kıyâfetinin aynısı olup, sarıkları farklı idi. Kazaskerler örf denilen sarığı, nakîbüleşrâflar ise küçük tepeli denilen sarığı sararlar, sâdâtta yeşil renkli tülbentle sararlardı. Seyyid ve şerîfler ise, halk arasında belli olmaları ve gerekli hürmetin gösterilmesi için, kıyâfet olarak yeşil sarık sarar ve yeşil cübbe giyerlerdi. Bu usûl ilk defâ Hârun Reşîd ve oğlu halîfe Me’mûn zamânında âdet olmuştu. Zamanla unutulmuşsa da Türk-Memlûk Sultanlarından Melik Eşref Şâban, sâdâtın gerekli hürmeti görmesini temin için yeniden yeşil sarık sarmalarını istemiştir. Yeşil sarık ve cübbe anânesi Osmanlı Devletinde de devâm etti. Osmanlılar seyyidlerin başlarına sardığı yeşil sarığa “emir sarığı” ismini vermişlerdir. Osmanlı Devletinde sâdâttan biri şeyhülislâm olursa, ancak o zaman yeşil sarığını çıkarıp şeyhülislâmlık makâmına mahsûs beyaz sarık sararlardı.
Nakîbüleşrâfların resmî dâireleri, kendi konaklarında bulunur, maiyetinde çalışanlar da bu konaklarda hizmet ederlerdi. Taşrada da yine sâdâttan olmak üzere, nakîbüleşrâf kaymakamları, seyyid ve şerîflerin isimlerini ihtivâ eden defterler tutarlardı. Merkezde ve taşrada tutulan bu defterlere Secere-i Tayyibe defteri denilirdi. Buraya bütün seyyidlerin ve şerîflerin isimleri Peygamber efendimize kadar silsileleri, evlâdı, ahfâdı, ikâmetgâhları kaydedilirdi.
İstanbul’da nakîbüleşrâftan sonra en yüksek rütbe alemdârlık idi. Vazîfeleri, sefere çıkılacağı zaman, pâdişâh tarafından nakîbüleşrâfa teslim edilen sancak-ı şerîfin taşınması idi. Pâdişâh sefere gittiğine, nakîb efendi, berâberinde seyyid ve şerîfleri de götürürdü. Sefer sırasında nakîbüleşrâf Sancak-ı şerîfin dibinde yürürdü. Savaş sırasında seyyid ve şerîfler Sancak-ı şerîf altında tekbîr ve salevât-ı şerîfe getirirlerdi.
Nakîbüleşrâflar, yaptıkları kıymetli hizmet dolayısı ile iltifât görürlerdi. Pâdişâhlar tarafından kendilerine yazılan ferman ve berâtlarda, makâmlarına ve yaptıkları hizmetlerin üstünlüğüne uygun tâzim ifâdeleri kullanılırdı. Onlara sikâyet, yâni zemzem dağıtma vazîfesi ve dîvân-ı mezâlim, yâni adâlet dîvânı reisliği gibi yüksek memûriyetler verilirdi.
